Abreviando las retrospectivas

Trasfondo

Cuando empezamos a hacer reuniones retrospectivas en Aureka Internet, a principios de Junio del año pasado, fue algo así como adentrarse en una habitación desconocida a oscuras y palpar la pared buscando el interruptor de la luz. Sabíamos que la teníamos al alcance de la mano, pero no lográbamos dar con ella.

Muchos meses más tarde hemos podido experimentar lo suficiente para sacar algunas conclusiones y aplicar algunos cambios que, de acuerdo a mis sensaciones en las últimas reuniones, nos han permitido aprovechar mucho mejor el tiempo invertido al final de cada sprint.

Dificultades iniciales

Las condiciones del departamento no eran demasiado favorables por nuestra falta de experiencia y nuestra precaria adaptación a las metodologías ágiles. Con unos pocos libros a la espalda y algunas referencias en Internet, no teníamos más que una idea aproximada de cómo debían llevarse a cabo las reuniones y cómo debíamos adaptarlas a nuestra personalidad como conjunto.

Empezamos haciendo reuniones de duración libre. Antes de la reunión tomaba algunas notas en la libreta sobre problemas ocurridos durante el sprint, convocaba al departamento al completo y, si hacía buen tiempo, salíamos al parque a charlar. La composición del departamento es bastante heterogénea:

• 1 administrador de sistemas y desarrollador Drupal
• 5 desarrolladores Drupal.
• 3 diseñadores.
• 2 desarrolladores de aplicaciones para dispositivos móviles.
• 2 desarrolladores en Control de Calidad, que a su vez trabajaban con Drupal.

Por turnos, cada grupo explicaba el desarrollo del sprint y contaba los problemas encontrados. Estos problemas se explicaban desde un punto de vista demasiado técnico, excluyendo al resto del equipo en debates a dos o a tres. Por una parte, algunos miembros del departamento no habían entendido el objetivo de la reunión, y por la otra el Scrum Master (es decir el que aquí escribe) no cortaba estos debates a tiempo ni lograba darles el enfoque apropiado. El resultado eran reuniones de más de una hora en las que la mayor parte del equipo acababa aburrido esperando su turno.

Por otra parte, no todos los miembros del equipo tienen puntos interesantes que aportar, o mejor dicho no en todas las reuniones. Cuando esto ocurría, a quien le llegaba el turno y ante las miradas del resto de compañeros no tenía más remedio que hablar. Hablar por hablar. Aunque al final se extraían ideas interesantes, las reuniones eran absolutamente ineficientes.

Nuevo enfoque

Consciente de que algo no iba bien con las restrospectivas e incapaz de evitar los sempiternos debates técnicos, a finales de año decidí cambiar completamente el enfoque. Organicé la primera -y única- retrospectiva voluntaria y pedí al equipo que, quien quisiera hablar en ella, pensase antes qué quería decir. No vinieron todos. Algunos vinieron a escuchar, y otros con ideas interesantes bajo el brazo. Pusimos todas ellas en la pizarra, nuestro orden del día, y empezamos a tratarlas de arriba a abajo. Esta fue la reunión más eficaz y resolutiva que he celebrado nunca en mi carrera profesional, y entre las medidas tomadas decidimos que las reuniones de ninguna manera iban a ser voluntarias. ¡Qué bueno es tener un equipo tan sensato cuando uno pierde la cabeza!

Ahora las retrospectivas rara vez duran más de 15 minutos, porque rara vez necesitamos más para formular conclusiones. Siempre empezamos con las propuestas de temas a tratar y los vamos desgranando. Los asuntos técnicos están prohibidos. Hablamos del equipo y de las relaciones del equipo con el exterior. Y de todo tomamos notas e intentamos formular soluciones concretas.

Así es como hemos mejorado nuestra forma de hacer retrospectivas. Seguimos teniendo mucho que mejorar, pero sin duda hemos dado un paso importante hacia adelante. Quizá muchos grupos ágiles no hayan tenido los problemas que hemos tenido nosotros. Quizá a algunos estas retrospectivas les parecen una barbaridad. Quizá dentro de unos meses volvamos a cambiar la manera en la que hacemos las cosas.

Estaremos preparados para el cambio.